資產負債表的目的是要讓人瞭解一個企業「擁有」什麼和「虧欠」什麼。企業所擁有的部分列在資產這一邊，而它所虧欠的則列在負債那一邊。資產包括公司的有形資產、它所持有的現金或投資金額，以及其他人欠公司的錢。有時候企業會擁有一些無形資產，例如商譽，通常企業都是以較武斷的方式來列示商譽金額。以上這些項目的總和就是一個企業的總資產，這個總和數字會列在資產負債表的底端。
負債端不僅包含企業的債務，也包括形形色色的準備金和股東權益（也就是所有權利益）。因企業的正常營運而產生的債務，是以應付帳款的形式呈現。另外，比較正式的借款則是以「尚未清償的債券或票據」來呈現。
股東權益是列在負債那一端，以股本與公積等項目來表示。人們通常認為這些項目之所以會被列在負債項下，是因為它們代表公司虧欠股東的錢。比較好的方式是把股東權益視為資產和負債之間的差額，也因此，為了方便起見，它才會被放在負債這一邊，好讓整個報表的兩邊可以平衡。換句話說，典型模式的資產負債表如下：
所以，資產負債表上的總資產和總負債永遠是相等的，因為不管股本與公積的金額是多少，都是為了讓兩邊的餘額可以相等。
企業的日常營運會牽涉到各種不同收益與費用科目，例如銷貨收入、已付薪資等，這些科目都不會出現在資產負債表上。在每一期的期末，這些營運科目將會被結轉（或結清）到公積或「損益」（這是為公積科目所取的名稱，代表營運成果、股利等）科目。
以下所列的簡化「案例史」或許可以幫助我們瞭解一個公司的營運情況如何被記載到帳簿、被登錄到試算表，最後被融入資產負債表中（以下內容所涵蓋的範圍極端受限，我們不希望讀者誤以為這個例子已充分涵蓋企業所有的薄記處理問題。）
在初期時，X公司的資產負債表內容如下：
在這段期間，該公司賒銷了3,000元的商品，而這些商品的成本為1,800，另外它還產生了各種費用，這些費用都是以現金支付，總額共500元。
原始的分錄記錄在「日記簿」中，如下：
到了期末，上述分錄被結轉到總帳，根據以上的資料，就可以製作以下試算表：
接下來，營運科用透過以下結轉分錄被結清到損益科目：
請注意，這些科目讓損益公積淨增加700元（3,000－1,800－500＝700），這也代表當期的利益，這些分錄消除了營運科目。現在總帳將呈現以下的情況：
從上面的總帳可以歸納出資產負債表，代表該公司在這個營運期間結束時的情況。
總資產與總負債
投資人必須知道，列在資產負債表上的總資產和總負債，只能讓人大略瞭解公司的規模。資產負債表的總和很容易因企業將無形資產的價值設定得過高而遭到膨脹，而且，固定資產價值的帳列金額也經常嚴重灌水。因此，一個企業的實際資產價值和資產債負表上所列的總和根本是完全不同的。
※參考資料：葛拉漢教你看懂財務報表
※更多的基本分析書目，請參考：汪汪書架的書–基本分析