我們先來做個測驗，例如：你想出門買份報紙，對你的妻子說：「有什麼東西要幫我幫你帶回來的？」
「啊，看了那些電視廣告後，我好想吃葡萄」，在你走向櫃子拿外套時，她說：「還有，或許你應該買些牛奶。」你從櫃子取出外套，而她則走進廚房。
「讓我看一下櫥櫃，是否還有馬鈴薯，還有，對了，我知道了，我們沒有雞蛋了。我看看，沒錯，我們的確需要馬鈴薯。」你穿上外套並走向門。
「紅蘿蔔，或許再買些柳橙。」你打開門。
「奶油。」你走下樓梯。
「蘋果。」你坐進車裡。
「還有酸奶油。」「都有了嗎？」
「沒錯，親愛的，謝謝你。」
現在，如果沒有重讀這段話，你還記得你的妻子要你買哪九項物品嗎？多數的男人回家只帶了報紙和葡萄。
心理學家米勒在他的論文《神奇數字七加減二》指出，大腦的短期記憶無法一次容納約七個以上的項目，但若對同時出現的項目進行邏輯分類，則會有助於記憶。為了證明這種做法有何好處，我們再次改寫上述的文章：
妻子說：「順便幫我買一下乳製品、水果和蔬菜，它們分別是如下：」
- 乳製品：牛奶、蛋、奶油、酸奶油。
- 水果：葡萄、柳橙、蘋果。
- 蔬菜：馬鈴薯、紅蘿蔔。
如果你看這樣的清單，或許你一下就記住了。這意味著你不必一一記住這九個項目，而只需牢記它們所屬的三個類別。你思考的是更高一層的抽象層次，但正因這是較高層次的思考，所以它也自然讓人聯想到下一層所屬的這些項目，這很像字金塔的結構。
所有的大腦的運作（例如：思考、記憶、解決問題）顯然都會利用這個分類與概括的過程。所以人腦裡的資訊可以被視為由互相關連的許多金字塔所組成的巨大混和物。如果你想要成功傳達訊息給他人，你可以看到關鍵就在於，確保你所說的能夠成為對方金字塔裡的一部分。
為了傳達這些觀點，意味著必須確保對方也能以相同的方式來「看」它們。如同幫妻子購物的那個例子，你只能逐項提出。當然，最有效率的方法是先提出類別，然後再列舉項目，亦即，由上而下來安排你觀點的順序。
讀者透過閱讀你寫的文字，以了解你對某特定主題的看法時，通常也意味著，他們面對的是一項複雜的任務。讀者必須吸收所有句子、消化它們、找出它們的關連性，並將它們組織起來。如果這些句子是以金字塔結構送到讀者面前（也就是從頂部開始向下鋪陳），他們一定會覺得這任務比較容易。這個結論反映了人腦運作方式的一些根本發現，具體來說就是：
- 大腦會自動將資訊分成幾組不同的金字塔，以便於理解。
- 如果一組觀點預先被組織成金字塔結構，讀者會比較容易理解。
- 這說明所有的書面文章都應該經過深思熟慮的建構，將觀點組織成金字塔結構。
寫作的邏輯
具體來說，它們必須遵守以下三項原則：
- 金字塔結構中，任何一層的觀點永遠必須是它們下面成組觀點的總結。
- 每組觀點永遠都必須具備相同的特性。
- 每組觀點永遠必須按照邏輯順序組織。
所以，基本上，把文章寫清楚的重點是，把你的觀點放置於這個金字塔結構，並在開始寫作之前，根據這些原則檢驗所有觀點。如果不符合這些原則，就代表你的觀念有瑕疵，或是這些觀點尚未發展成熟，抑或是觀點或組織的方式無法讓讀者一眼就看出你要傳達的訊息。這時候，你就可以進行調整，直到它們確實符合這些原則。
若你發覺某同事所寫的文件，讀起來像天書，你也可以推薦他（她）看此書。
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